Secrétaire Administratif - Administrative H/F - EPLEFPA de Castelnaudary

L'Agricampus Castelnaudary comprend un lyce, un centre de formation pour adultes et apprentissage et une exploitation agricole. C'est un tablissement taille humaine qui accueille 400 apprenants dont 200 internes avec des formations de la 4me au BTSa travers 5 ples de comptence en agroquipement, en agriculture (levage et polyculture), en travaux paysagers, en hippisme et en agroalimentaire.

L'exploitation agricole de 180 ha de grandes cultures est un support d'apprentissage.Rejoignez un établissement dynamique au coeur des métiers du vivant !
L'Agricampus de Castelnaudary (Lycée Professionnel - CFPPA - CFA) forme chaque année plus de 320 lycéens, 115 apprentis et des centaines de stagiaires adultes du niveau 4e jusqu'au BTSa dans les domaines des Agroéquipements, Polyculture-Élevage, Agroalimentaire, Travaux Paysagers et Activités Équestres.
Avec plus de 110 000 heures de formations Adultes et Apprentissage dispensées chaque année, nous sommes un acteur reconnu de la formation agricole initiale, en apprentissage et continue.

Votre mission
Dans le cadre de vos missions au sein d'une équipe de 22 permanents, vous renforcerez une équipe qui assure la gestion administrative du centre, avec une spécialisation sur le suivi des contrats d'apprentissage pour plusieurs de nos filières allant du CAP au Brevet Professionnel.

Gestion des contrats d'apprentissage et secrétariat pédagogique
- Assurer la gestion, la saisie et le suivi rigoureux des contrats d'apprentissage du CAPa au BP.
- Constituer et suivre les dossiers individuels des apprentis (inscriptions, plateformes de dématérialisation, assiduité).
- Assurer la liaison administrative avec les OPCO, les entreprises partenaires et la Région Occitanie.
- Enregistrer les heures réalisées et participer à la logistique des formations.

Accueil, secrétariat général et appui comptable
- Participer à l'accueil physique et téléphonique du centre.
- Gérer le courrier, la boîte mail institutionnelle et l'élaboration de documents administratifs.

Compétences recherchées
- Maîtrise des procédures administratives liées à l'apprentissage et à la formation continue.
- Excellente aisance avec les outils informatiques et les plateformes de gestion dématérialisées.
- Rigueur, sens aigu de l'organisation et discrétion professionnelle.
- Aisance relationnelle, sens de la communication et goût pour la relation client/partenaire.

Profil et expérience
- Niveau Bac à Bac +2
- Une expérience confirmée sur un poste similaire en CFA, CFPPA ou structure de formation est fortement souhaitée
- La connaissance du fonctionnement de la formation professionnelle serait un plus

Experience: 6 Mois

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement secondaire technique ou professionnel

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Relation client
• Traitement du courrier
• Réactivité