Secrétaire des Directeurs de la Citoyenneté - de la Légalité et de la Coordination Interministériell H/F - 11

Groupe RIFSEEP: 1
Vos activités principales :

1) Secrétariat commun direction de la citoyenneté et de la légalité (DCL) / direction de la coordination interministérielle et de l'appui territorial (DCIAT)

- Gestion des agendas des deux directeurs et de leurs adjointes
- Tableau de suivi des absences des chef(fe)s et adjoint(e)s de bureaux
- Accueil téléphonique et physique - Filtrage des appels
- Maîtrise du logiciel Casper de gestion du temps de travail
- Mise en place de réunions avec réservation de salles (logiciel Grr) et de visioconférences (logiciel GLPI) en relation avec le SNUM
- Réservation de véhicule de fonction pour les 2 directeurs (logiciel Grr)
- Montage de dossiers essentiellement liés au service RH (CSA - CHSCT - EP)
- Gestion du courrier quotidien et courrier réservé (MAARCH)
- Suivi des parapheurs/trieurs interservices en retour de signature du préfet et du secrétaire général
- Réservation des titres de transport et saisie des frais de déplacement pour les 55 agents des deux directions (OM et EF) par le logiciel Chorus-DT
- Planification et organisation complète des cérémonies de naturalisation (2 ou 3 par année civile) sur la base d'un tableau de suivi dressé par un agent du bureau des migrations et de l'intégration (BMI)
2) Activités accessoires
- Assistance pour l'ensemble des bureaux des deux directions, sur dossiers prioritaires ou urgents
- Renfort pour archivage si besoin
- Contribution, sur un rythme ponctuel, à l'organisation d'autres réunions et évènements, en fonction de l'actualité des deux directions.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

- Disponibilité
- Réactivité
- Discrétion sur les dossier traités, confidentialité exigée
- Accueil des personnes extérieures
- Polyvalence
- Tâches partiellement télétravaillables

Vos perspectives :
Le secrétariat commun à deux directions requiert une forte adaptabilité et une forte polyvalence, qualités qui offrent des perspectives d'évolution vers des responsabilités supérieures, au sein d'un bureau et une promotion au grade supérieur